cómo trabajar bien

Trabajar más es contraproducente

Trabajar de manera más inteligente: Priorizar, focalizar… y después descansar y recargar.

El año pasado trabajaba más y más sin hacer más, y mi agotamiento aumentaba con el paso de los días. Cuando me di cuenta de que Cal Newport es muy productivo gracias a lo que él denomina “Deep Work” (actividades realizadas en un estado de concentración libre de distracciones que pone tus capacidades cognitivas al límite, creando nuevo valor, mejorando tus habilidades y resultando complicado de replicar, como por ejemplo escribir un libro), y a día de hoy es capaz de dejar el trabajo no más tarde de las 17:30 sin dedicar tiempo los fines de semana… Newport captó mi atención.

Al reflexionar sobre el libro de Newport me di cuenta de que necesitaba abordar tres cuestiones:

  1. Tener un plan y un conjunto de prioridades. La lista de “to-do” es un buen comienzo, pero no es suficiente porque suele ser demasiado larga. Por lo tanto, es necesario priorizar: ¿Qué elementos de la lista son más importantes y cuáles podrían ser eliminados? Puede que sea necesario tomar alguna decisión difícil acerca de las cosas en las que uno va a trabajar y las que va a dejar atrás. Averiguar esto puede requerir tiempo planificando y hablando con compañeros y clientes.
    Una vez se han definido las prioridades, hay que anotarlas, y a continuación escribir un plan y un programa aproximado para el día siguiente al final de cada día, lo que en otros contextos se denomina “crear nuestro día”.  ¿Qué tareas abordarás? ¿Cuándo? ¿Cuáles posponer? ¿Cuáles delegarías u omitirías?
  2. No saltar de una tarea a otra. Programa bloques de tiempo para trabajar en tareas difíciles y mantén esos bloques tan libres de interrupciones como sea posible. Esto significa permanecer al margen de correo electrónico y medios sociales. En mi caso, hace tres meses que decidí darme de baja en WhatsApp y, pese a la incomodidad inicial, he descubierto que el número de distracciones se ha reducido drásticamente y sigo manteniendo el mismo contacto (o incluso mayor) con las personas con las que quiero tener contacto.
    Evitar interrupciones es crucial porque dañan la productividad. Cuando cambiamos de tareas, nuestra atención perdura en la anterior y, por lo tanto, si tomamos un descanso de dos minutos para revisar el correo electrónico, se necesita tiempo y esfuerzo para volver a la tarea original, máxime si el correo electrónico te hace pensar en una tarea no finalizada.
  3. Lo más importante es dedicar el tiempo suficiente a relajarse y dormir. No somos productivos si estamos cansados. Hacer frente al cansancio requiere establecer límites para que podamos descansar: programar una hora de finalización para cada día y atenerse a ella tanto como sea posible. Si uno se da cuenta de que no va a conseguir finalizar con todo lo previsto una hora antes de la hora programada de finalización, ni siquiera es bueno seguir trabajando. En su lugar, hacer una pausa y pensar, revisar lo que le queda por hacer y escribir un plan para el día siguiente puede ser una buena solución. ¿Pueden las tareas pendientes esperar hasta el día siguiente? A menudo pueden, así que permanecer hasta tarde tiene poco sentido. Si uno trabaja hasta tarde estando cansado, pierde tiempo y obtiene malos resultados. E incluso peor, al no dedicar suficiente tiempo a relajarse y descansar, uno duerme mal y al día siguiente llega al trabajo cansado y es menos eficaz, creando una espiral de negatividad e improductividad.
  4. Establecer y mantener límites claros entre el trabajo y la vida personal. Uno de los peores efectos secundarios de los smartphones es que borran las fronteras entre el trabajo y el ocio. Revisamos nuestro correo electrónico de trabajo en la playa y buscamos alquileres de vacaciones en el trabajo, y la calidad de nuestro trabajo y nuestras vacaciones sufren.
    Se hace imprescindible tomar una decisión: ¿Estoy trabajando o recargando? No puedes hacer las dos cosas bien al mismo tiempo.

No somos perfectos, así que no todos los días serán productivos. No siempre planificaremos bien. E incluso cuando lo hacemos, los eventos inesperados pueden destruir nuestra agenda bien planificada, y las tareas sensibles al tiempo aterrizan en nuestros escritorios al final del día… Sin embargo, una buena planificación que proteja nuestra necesidad de descansar y recargar, aumenta las posibilidades de tener días más productivos sin poner en peligro nuestra salud física y mental.

 

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